DELIVERY ORDER / SURAT JALAN

DELIVERY ORDER  SURAT JALAN

DELIVERY ORDER  SURAT JALAN
DELIVERY ORDER  SURAT JALAN

Delivery Order dan Surat Jalan adalah 2 buah dokumen yang digunakan dalam rangka penyerahan barang kepada pelanggan (pengiriman). Pada banyak perusahaan dua dokumen ini dijadikan satu. Dalam hal ini perlu dijelaskan agar jangan membingungkan :

1. Surat Jalan adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada customer(pembeli) atau penerima yang ditentukan oleh pembeli dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah milik Customer sehingga barang dengan quantity, spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya diterima oleh customer. Surat jalan terkait langsung dengan persediaan. Jumlah yang diperlukan sesuai dengan sistem pengendalian perusahaan. dalam hal ini kita ambil sebagai contoh adalah 3 lembar
a. Lembar ke 3 untuk arsip yang menerbitkan
b. Lembar ke 2 untuk customer
c. Lembar ke 1 untuk bukti transaksi penyerahan barang, yang selanjutnya digunakan bagian akuntansi.

2. Delivery Order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditujukan kepada bagian yang menyimpan barang ( Bagian gudang ) milik perusahaan atau bagian gudang perusahaan lain yang memiliki konsensus dengan perusahaan yang menerbitkan Delivery Order. Delivery order tidak berpengaruh terhadap persediaan. Selanjutnya Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang atas perintah yang menrbitkan Delivery Order.

Bila Dokumen ini ditujukan kepada Gudang milik perusahaan yang menerbitkan diperlukan sebanyak 3 lembar.
a. Lembar ke 3 sebagai arsip bagian yang menerbitkan
b. Lembar ke 2 sebagai arsip yang mengeluarkan barang ( bagian Gudang)
c. Lembar ke 1 sebagai bukti transaksi yang digunakan untuk pembuatan tagihan.

Bila Dokumen ini ditujukan kepada perusahaan lain yang mempunyai konsensus dengan perusahaan yang menerbitkan diperlukan sebanyak 2 lembar. Kecuali ada permintaan khusus. Bila tidak mempunyai konsensus maka yang digunakan adalah dokumen pembelian (Purchase Order)
a. Lembar ke 2 sebagai arsip bagian yang menerbitkan
b. Lembar ke 1 sebagai bukti bagi perusahaan yang menyerahkan barang, bahwa perusahaan tersebut telah menyerahkan barang kepada pembawa dokumen tersebut atas perintah yang menrbitkan dokumen. Selanjutnya dokumen ini, berfungsi sebagai dasar untuk melakukan tagihan kepada perusahaan yang menerbitkan.

Dalam bentuk terpisah bagian akuntansi mendapatkan 2 dokumen penyerahan barang yang memuat informasi yang sama yaitu Surat Jalan dan Delivery Order. Sehingga dengan penggabungan Delivery Order dengan Surat Jalan dalam setiap transaksi diperoleh efisiensi kerja sebesar 50%. Dan penghematan 1 lembar dokumen.

Bila DO dan Surat Jalan disatukan maka dibutuhkan 5 lembar
o Lembar ke 5 arsip yang menerbitkan DO/Sj
o Lembar ke 4 arsip bagian yang mengeluarkan barang
o Lembar ke 3 untuk Customer
o Lembar ke 2 untuk bagian akuntansi
o Lembar ke 1 untuk dasar pembuatan tagihan.

Baca Juga :